Liên tục làm việc trong một khoảng thời gian chính là hiểm hoạ nghề nghiệp của ngành công nghiệp đồ họa. Đôi khi là do khối lượng công việc khổng lồ mà các công ty giao cho nhân viên nhưng vấn đề này thường không được cải thiện với cách làm việc của bản thân các họa sĩ. Một người đã từng nhìn thấy cả hai mặt của vấn đề là Allan McKay. Ngoài việc là người thắng giải thưởng Giám sát Hiệu Ứng cho Industrial Light & Magic, Ubisoft và Blur Studio, Allan còn mở công ty riêng, Catastrophic FX.
“Bạn có thể phàn nàn tuỳ thích về studio nhưng mỗi cá nhân nên chịu trách nhiệm về cách làm việc của mình” anh chia sẻ. “Hồi cấp ba, tôi quậy phá và không nghe lời giáo viên nhưng sau một vài lần, tôi quyết định tập trung nghe giảng trong lớp và mọi việc trở nên khá hơn. Tôi không gặp rắc rối nữa và tôi nhận ra cuộc đời dễ dàng hơn biết bao nhiêu khi bạn làm việc một cách đúng đắn”
Để giúp bạn làm chủ thời gian làm việc của mình, chúng tôi đã hỏi Allan chia sẻ 10 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả cho hoạ sĩ. Bao gồm tất cả mọi thứ, từ xác định đâu là thứ khiến bạn tốn thời gian đến cách hệ thống một ngày làm việc của bạn, chúng có thể giúp bạn hoàn thành công việc trong 8 tiếng khi bình thường bạn sẽ phải tốn 10 đến 12 tiếng – và giúp bạn về nhà đúng giờ.
(Ảnh đầu bài: Tác phẩm “Must be Bunnies” của Simon Eckert)
1. Hãy thử thoả thuận về thời gian làm việc
Bạn có để ý rằng nếu bạn đi làm vào cuối tuần hay ở lại làm đêm bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn không? Vì công ty bớt ồn ào và ít thứ khiến bạn xao nhãng hơn. Không ai lãng vãng bên cạnh khiến bạn căng thẳng nên bạn có thời gian để tập trung.
Nên hãy xem xét nếu bạn có thể thoả thuận đi làm sớm hơn hai tiếng mỗi ngày và về sớm hơn hai tiếng, nếu bạn đã làm xong hết việc. Thường thì đa số các cuộc họp đều kết thúc vào tầm 4 giờ chiều và lúc đó mọi người cũng đã hết năng lượng và năng suất làm việc cũng bắt đầu giảm đi.
Bạn có thể sẽ nhận được các ý kiến trái chiều từ ban quản trị, nên hãy cố thuyết phục họ cho bạn thử trong vòng hai tuần: Nếu năng suất làm việc của bạn tăng nhiều hơn thì hãy cố thuyết phục họ cho phép bạn giữ lịch làm việc này.
2. Lập kế hoạch hằng ngày
Lên kế hoạch hằng ngày trước khi bạn bắt đầu làm việc. Viết xuống tất cả những gì bạn cần làm vào một mảnh giấy. Điều này giúp bạn chắc chắn rằng mình không bỏ lỡ bất cứ thứ gì vì một danh sách thực tế sẽ luôn nhắc nhở bạn. Bước tiếp theo là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Bạn không muốn có hơn hai mục tiêu quan trọng nhất trong một ngày.
Nhưng phần khó nhất của một danh sách việc phải làm là gạch bỏ những nhiệm vụ đã được hoàn thành. Đừng cố làm trước việc nếu bạn không có đủ thời gian; mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn biết cách sắp xếp công việc một cách thực tế.
Vậy làm sao để biết rằng danh sách việc cần làm của bạn đang quá tải? Hãy thử ghi lại thời gian thực tế – hoặc rộng rãi hơn một tí – bạn cần để hoàn thành công việc kế bên mỗi nhiệm vụ. Soạn một email thường mất 10 phút như một cuộc gọi có thể kéo dài đến 30 phút và để tạo ra một hình ảnh nhất định thường mất từ năm đến sáu tiếng.
Nếu bạn nhận thấy rằng bạn có hai – ba ngày việc trong danh sách việc cần làm, hãy bỏ bớt những việc kém quan trọng khỏi danh sách – hoặc hãy báo với sếp mình rằng bạn đang quá tải và một số việc cần được giao cho người khác.
Một người bạn tuyệt vời của tôi giữ một biểu đồ năng suất làm việc – thể hiện anh ta thành công như thế nào trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình mỗi ngày. Mục tiêu của anh là giữ vững năng suất làm việc 100% – nói cách khác, anh không bao giờ tạo áp lực cho một ngày làm việc của mình bằng những kỳ vọng không thực tế có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của anh.
3. Xác định những thứ khiến bạn phân tâm
Có một ứng dụng thú vị tên là RescueTime dùng để quản lý bạn làm gì trên máy tính của mình. Vào cuối ngày, nó cho bạn biết bạn dành bao nhiêu thời gian trên mỗi ứng dụng. Nó phân tích một ngày làm việc bình thường của bạn và chỉ ra bạn bị phân tâm chỗ nào. Các ứng dụng tốn thời gian thường là mạng xã hội và email.
Khi bạn cần tập trung, bạn có thể thiết lập RescueTime chặn những trình duyệt gây phân tâm (bạn có thể tuỳ chỉnh các ứng dụng gây phân tâm với bạn) trong vòng hai tiếng tiếp theo hoặc ngăn bạn truy cập vào các trang web không liên quan đến công việc.
4. Đừng cố làm nhiều việc cùng lúc
Tôi thường xuyên nghe những người bận rộn nói tôi rằng họ đang làm 50 thứ cùng lúc. Đây không hẳn là làm việc có hiệu quả, thay vào đó bạn có thể chỉ đang khiến bản thân phân tâm và rốt cuộc chẳng làm xong được việc nào.
Thay vì có quá nhiều trang web hay cửa sổ trình duyệt, email, dữ liệu mở ra bên cạnh phần mềm sáng tạo của bạn, hãy tập trung làm việc nào xong việc đó. Hoàn thành xong một việc, và khi bạn đang chờ nhận xét, nhảy sang làm việc kế tiếp. Làm việc cách này giúp não bộ bạn tập trung vào một công việc thay vì phải vất vả vật lộn với hàng tá thứ mơ hồ cùng lúc.
5. Gộp những công việc không liên quan đến mỹ thuật lại
Dành thời gian tập trung vào một việc nghĩa là gộp những nhiệm vụ khác lại. Gộp việc trả lời email vào một tiếng, một hoặc hai lần một ngày. Cũng như Facebook hãy coi như đó là một phần thưởng bạn dành cho bản thân 30 phút thư giãn vào 4 giờ chiều thay vì lén lút mỗi khi sếp bạn quay lưng đi.
Những cuộc họp cũng là một khoảng thời gian lớn khác nên hãy xem xét xem những cuộc họp nào bạn có thể bỏ qua mà không quá ảnh hưởng đến bạn. Đây là một chủ đề nhạy cảm nên hãy cố trình bày với mọi người nếu có thể hãy gộp lại thành một buổi họp, hoặc chỉ tham dự vào những phần liên quan tới bạn. Nếu điều phối viên sản xuất có ghi chú lại, tôi khuyên bạn cứ mượn ghi chú của họ.
6. Hệ thống một ngày làm việc của bạn
Là một hoạ sĩ, chúng ta thích làm việc theo guồng khi ta có hứng. Một khi đã vào guồng thì mọi thứ sẽ trở nên suôn sẻ một cách kỳ diệu và thường điều này chỉ xảy ra một vài lần mỗi ngày và thật khó để bạn không bị cắt ngang khi đang ở trong những giai đoạn này.
Thử đặt ra hai khung giờ làm việc, 2 tiếng mỗi lần một ngày và trong khung giờ này bạn chỉ tập trung làm việc. Đây là cách làm đã được nhiều người thử. Để điện thoại trong chế độ im lặng và không cho phép bất kỳ sự xao nhãng nào, và đa số mọi người hoàn thành xong nhiều việc hơn trong vòng 4 tiếng này hơn 10 tiếng bình thường.
Một cách khác là cứ mỗi 60 phút làm việc thì nghỉ ngơi 15 phút, và tiếp tục 60 phút làm việc và 30 phút nghỉ ngơi. Lập lại quy trình này cả ngày.
7. Hãy chuẩn bị tất cả các tài liệu tham khảo của bạn trước
Việc phải lục tung internet để tìm tài liệu tham khảo có thể mất rất nhiều thời gian quý báu trong một khung giờ làm việc, do vậy tôi đã tạo thói quen bỏ hết những tài liệu lên Dropbox để dễ tìm khi cần.
Hãy lưu công việc của bạn trên Dropbox để khi bạn cần trình bày với khách hàng, bạn sẽ không phải tốn thời gian lục lọi. Hãy lưu lại WIPs (quá trình làm việc) để cho sếp bạn thấy tiến triển công việc để không hối thúc bạn. Nhiều người không biết một công việc phải trải qua bao nhiêu bước nên họ có thể gây áp lực cho bạn.
Tôi là kiểu người hay ghi chú lại những ý tưởng bất chợt của mình và tôi dùng OneNote (Một ứng dụng miễn phí cho Windows, MacOS, iOS và Android). Đây là một ứng dụng rất tốt để lưu lại tất cả những thông tin tôi cần, kể cả những đường link đến những trang web tôi thường dùng.
8. Chặn hết sự xao nhãng
Một khi bạn bắt đầu làm việc, ngăn chặn hết những sự sao nhãng. Tắt điện thoại và hãy cân nhắc đầu tư mua một chiếc tai nghe chống tiếng ồn.
Bạn có thể thử focus@will, một trang web chơi những bản nhạc lập đi lập lại. Mục tiêu của trang web không phải là chơi những bài nhạc bạn thích nghe mà là cho bạn nghe những giai điệu khiến bạn có thể tập trung vào công việc.
Nghe thì có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thật ra nghe nhạc ở một nhịp độ nhất định có thể tăng năng suất làm việc của bạn. Vì không có lời nên những giai điệu lập lại sẽ giữ bạn tập trung làm việc.
9. Đặt nhắc nhở và đếm giờ
Lời khuyên kỳ lạ nhưng cũng là lời khuyên quan trọng nhất của tôi chính là: cách làm việc hiệu quả chính là đặt bản thân dưới áp lực bằng cách đếm ngược thời gian bạn phải hoàn thành công việc đó. Tôi luôn giữ một vài đồng hồ bấm giờ trên bàn làm việc của mình.
Mỗi khi bắt đầu công việc, tôi đều tự đặt cho mình thời gian hoàn thành, bấm đồng hồ đếm giờ và đặt trước mặt mình và thường tôi làm xong được nhiều việc hơn. Tôi thấy cách làm này hiệu quả hơn cứ phải nhìn đồng hồ mỗi 5 phút.
Ngoài ra hãy tự đặt nhắc nhở cho mình trên điện thoại hoặc lịch online cho những thời gian trong ngày mà bạn không muốn bị phân tâm. ‘Quay lại làm việc tiếp’ có thể giúp bạn ngừng trả lời email; ‘Điều này có cần thiết không?’ sẽ khiến bạn xem lại việc bỏ ra 20 phút sửa màu của một tấm hình có phải là một việc làm có ích hay không.
Cuối cùng, tôi để hình nền màn hình máy tính của mình với một đồng hồ đếm ngược đến 6 giờ tối. Đó là một lời nhắc nhở rằng tôi chỉ còn X tiếng nữa để hoàn thành hết các công việc được giao. Mỗi lần nhìn thấy nó, tôi tập trung vào công việc và cố tìm giải pháp nhanh nhất cho vấn đề, chứ không phải cố tìm ra giải pháp màu mè nhất.
10. Dành ra ít nhất 15 phút mỗi ngày để tổng kết
Vào mỗi cuối ngày, hãy dành ra 15 phút để tổng kết. Điều này bao gồm nói với mọi người hôm nay bạn đã làm gì. Gửi một email báo cáo: Đây là những việc tôi đã làm, đây là đường dẫn đến những tập tin đó, đây là những người tôi đã liên hệ.
Nhiều hoạ sĩ thấy điều này kỳ lạ. Hoặc là họ thấy ngại và không muốn làm phiền sếp mình, hoặc là họ muốn trốn cho đến khi xong việc. Nhưng nếu sếp bạn không muốn nhận email thì họ chỉ cần đơn giản xoá nó đi. Nhưng các nhà sản xuất thì rất thích các thông tin kiểu này. Họ đảm nhận công việc khó khăn nhất trên trái đất: chịu trách nhiệm sản xuất cho những sản phẩm mà họ không trực tiếp làm và đảm bảo rằng không có chuyện gì xấu xảy ra, nên họ biết được tiến triển công việc càng rõ ràng thì họ sẽ càng thoải mái với bạn.
Ghi chú lại mọi thứ bạn làm cũng là một cách bắt bạn thoát ra khỏi sức ì và bắt não bộ của bạn hoạt động. Hãy chấp nhận những lỗi sai của mình và học hỏi từ chúng.
Cuối cùng, hãy làm một kế hoạch làm việc cho ngày hôm sau. Nếu bạn biết rằng bạn phải tìm tài liệu này hay phải nói chuyện với người này vào sáng mai thì bạn sẽ không cần phải mất công khởi động lại từ đầu mà chỉ cần tiếp tục tiếp công việc của ngày hôm qua.
Allan McKay đã nghiên cứu về vấn đề Làm việc quá giờ với Năng suất, bao gồm những phân tích của anh về nguyên nhân của việc làm việc quá sức trong ngành công nghiệp VFX, bạn có thể đọc thêm về bài nghiên cứu này trên website của Allan.
*Nguồn: ArtStation Magazine
*Biên dịch: LIT
